لسهولة الاستخدام ، يتم تمثيل جميع الفئات في Microsoft Outlook من خلال قائمة واحدة ، والتي تسمى قائمة الفئات الرئيسية.يمكنك تحريره باستخدام Outlook ، ولكن لا توجد طريقة لتصدير القائمة أو استيرادها.إذا لم تقم بعمل نسخة احتياطية بشكل دوري من قائمة الفئات الرئيسية الخاصة بك ، فقد تفقد القائمة بالكامل عند إعادة تثبيت برنامج البريد أو عندما يفشل.بالإضافة إلى ذلك ، لا يمكنك ترحيل قائمة الفئات الرئيسية إلى كمبيوتر آخر باستخدام ميزات Outlook المضمنة.عند تحرير الفئات ، يمكنك إدراج ملف نصي أو جدول يدويًا ، ثم استعادة القائمة الرئيسية للفئات من هذا الملف يدويًا.ومع ذلك ، فمن غير مريح ، وتستغرق وقتا طويلا ومحفوفة بالأخطاء والأخطاء.تسمح لك هذه الأداة المجانية بحفظ الفئات من قائمة الفئات الرئيسية في Outlook إلى ملف نصي بتنسيق XML.بعد حفظ هذا الملف ، يمكنك تحريره في أي محرر نصوص ، حتى Windows Notepad.يفيد ذلك عند التعامل مع قوائم الفئات الكبيرة ويسمح لك بإضافة فئات من مصادر بيانات أخرى أو استخدام القائمة في برامج أخرى.ستكتشف الأداة تلقائيًا موقع قائمة الفئات الرئيسية في ملف تعريف Outlook المحدد.لتصدير قائمة فئات Outlook الرئيسية أو نسخها احتياطيًا ، حدد اسم ملف XML المطلوب على القرص أو مشاركة الشبكة وقم بتشغيل الأداة المساعدة.اضبط خيار حفظ ألوان الفئات إذا كنت في حاجة إليها.بعد التنفيذ ، سترى تقريرًا عن عدد الفئات التي تم حفظها ومن أين.لمعالجة قائمة الفئات التلقائية لعدة مستخدمين ، وقوائم فئات المزامنة بين صناديق البريد وملفات بيانات PST ، واستخدام الأداة المساعدة في الملفات النصية والملفات النصية ، استخدم إمكانيات سطر الأوامر.